Siempre me he considerado una persona muy distraída. Batallo para concentrarme y encontrar un estado en el que las actividades que tenga que hacer fluyan sin contratiempos. Es por eso que de unos meses para acá he decidido implementar cambios en mi vida que permitan incrementar mi nivel de productividad en el día a día.

El primer paso fue documentarme. He leído varios libros, pasado bastantes horas en internet investigando y buscando la herramienta perfecta.

Después de mis horas de investigación puedo concluir que no existe un método perfecto, o una herramienta que le sirva de igual manera a todos. Cada quien debe estructurar su método de trabajo y elegir las herramientas que mejor le sirvan, sin embargo, en esta ocasión quisiera comentar el libro “Las 5 decisiones” de Kory Kogon, Adam Merrill y Leena Rinne, que en lo personal creo que presenta una estructura bastante efectiva que puede adaptarse a nuestros ritmos de vida y actividades laborales sin mucho problema, y sobre todo eliminando de sobremanera mucho del estrés que cargamos día a día.

Los autores nos plantean un sistema de trabajo estructurado en 5 pasos, los primeros 2 enfocados en la toma de decisión, y los últimos 3 en la manera en que administramos nuestro trabajo y la energía del día. Los pasos son los siguientes:

  1. Actúa sobre lo importante.

Este es el paso más básico y más importante de todos, y creo que si aprendemos a dominarlo podemos eliminar mucho del estrés que nos aqueja todos los días.

No tienes porqué pasar tu vida en un mar de actividades infinitas, debes enfocarte en las más importantes, y para ello lo que tienes que hacer es agarrar tu lista actual de tareas y dividirlas en 4 cuadrantes: Q1 – Importante y urgente, Q2 – importante y no urgente, Q3 – urgente y no importante, Q4 – ni importante y ni urgente.

Lo primero que debes de hacer es salirte del Q1, que es el cuadrante en el que actualmente pasas la mayoría del tiempo, viviendo ese sentido de urgencia y agobio. Debes procurar pasar el menos tiempo que puedas ahí, y todo el tiempo que puedas en el Q2, que es el cuadrante en donde están las actividades que realmente le aportarán un desarrollo significativo a tu carrera o a los objetivos que estés buscando. El Q3 debes buscar delegarlo, y definitivamente el Q4 debe quedar en una bandeja del olvido.

  1. Ve por lo extraordinario.

Ve por lo extraordinario, no por lo ordinario. El tiempo que tienes es limitado, y por ello debes de plantearte los roles que juegas en la vida, tanto privada, como profesional, para luego identificar objetivos que te puedan convertir en alguien extraordinario en cada uno de ellos.

Cuando tengas los objetivos definidos para cada uno de tus roles, debes establecer un plan de acción que alimentará tu Q2 con tareas que deberás estar trabajando que te lleven a una vida personal y profesional más plena.

  1. Agenda las piedras grandes.

La vida se nos va en pendientes, y los autores nos plantean una analogía en donde nuestro día es un vaso lleno de piedras, las cuales son todos nuestros pendientes y actividades.

Actualmente nuestros días se van llenando de piedras pequeñas (Q1) hasta llegar a las 6:00 o 7:00 de la tarde y nos damos cuenta que no hemos trabajado en las piedras grandes (Q2). La invitación aquí es a que logremos determinar que espacios y días de la semana estarán asignados a trabajar en las piedras grandes, de tal forma que podamos dejar de lado todo lo demás para dedicar un par de horas a avanzar en lo realmente importante.

  1. Domina tu tecnología.

Estamos en un mundo con una sobre oferta de tecnología e información, y por ende, estamos llenos de alertas y aplicaciones. No dejemos que todo esto nos domine.

El planteamiento de los autores en este apartado es que debemos utilizar la tecnología para 4 cosas en específico, y para ellas solo debemos contar con una solo aplicación para cada una.

Las 4 actividades son: Reuniones, tareas, contactos y notas.

En lo personal utilizo “Sunrise” como mi calendario de reuniones, “things” para administrar mis tareas, “evernote” para mis notas y documentos, y la aplicación de contactos de apple para tener todas mis relaciones en la nube.

  1. Alimenta tu energía.

Tendremos vida hasta que nos acabemos el cuerpo, punto. Tenemos que cuidarlo y alimentarlo correctamente.

La invitación de los autores en este último paso es a aprender a administrar 5 aspectos de nuestro cuerpo: Ejercicio, alimentación, sueño, relajación y las relaciones sociales.

A través de un balance de estos 5 aspectos podremos contar con un cuerpo listo y dispuesto a ganar la batalla del estrés y el trabajo.

En lo personal llevo cerca de 4 meses trabajando bajo estos principios y sin cantar victoria creo que encuentro un balance bastante positivo. Aplicando solo el primer paso, diferenciando correctamente entre lo importante y lo urgente, he logrado bajar de manera considerable el estrés laboral y ese sentido de urgencia que todos tenemos.

Tiempo al tiempo.

  • Rodrigo Campillo

    Muy buen Articulo. Otro libro muy bueno de productividad es “Getting things done”